O guia completo para a fatura eletrônica para as empresas

Luca Baldini Avatar
General Manager and co-founder of Digital Technologies – a Namirial company

A fatura eletrônica representa uma etapa fundamental no processo de digitalização das empresas e dos sistemas econômicos. Embora em muitos países, incluindo a Itália, já seja obrigatória por lei, ela oferece uma oportunidade concreta para otimizar os processos empresariais, reduzir custos e tempos de gestão, minimizar erros e melhorar a rastreabilidade das transações. 

As empresas que aproveitam ao máximo o potencial da fatura eletrônica podem transformar radicalmente seus ciclos ativos e passivos, iniciando um processo de digitalização cada vez mais integrado e automatizado. 

O que é a fatura eletrônica e como funciona? 

A fatura eletrônica é um documento digital com valor legal e fiscal equivalente à tradicional fatura em papel. No entanto, não se trata apenas de uma simples desmaterialização do documento, mas de um sistema estruturado que abrange todo o processo de emissão, transmissão e arquivamento por meio de ferramentas digitais certificadas. 

As normas sobre a fatura eletrônica variam globalmente, com requisitos específicos para formato, sintaxe, modos de transmissão e arquivamento. No entanto, a União Europeia está promovendo um processo de harmonização com o projeto ViDA (VAT in the Digital Age), que visa introduzir padrões comuns para a declaração digital do IVA. 

Os benefícios da fatura eletrônica para as empresas 

A adoção da fatura eletrônica oferece diversos benefícios, entre os quais: 

  • No ciclo passivo: 
    – Redução dos tempos de registro das faturas
    – Simplificação nos processos de aprovação e pagamento 
  • No ciclo ativo: 
    – Aceleração nos tempos de pagamento 
    – Maior eficiência na conciliação dos pagamentos 
  • A nível estratégico: 
    – Digitalização dos processos empresariais 
    – Redução de erros e diminuição dos custos operacionais 
    – Sustentabilidade ambiental graças à eliminação do papel
    – Maior transparência para empresas e autoridades fiscais
    – Automação e integração dos processos de e-Invoicing 

A fatura eletrônica não deve ser vista apenas como uma obrigação normativa, mas como uma oportunidade para melhorar a eficiência empresarial. Com o uso de tecnologias avançadas, as empresas podem reduzir as operações manuais, melhorando a velocidade e a confiabilidade dos procedimentos. 

Para obter o máximo da fatura eletrônica, é essencial que o sistema de faturamento eletrônico esteja integrado aos softwares empresariais, como ERP e CRM, garantindo uma gestão fluida de todo o ciclo de faturação. 

Ferramentas para a gestão da fatura eletrônica 

As necessidades empresariais em relação à fatura eletrônica variam de acordo com a complexidade das operações. Empresas maiores precisam de módulos de faturamento integrados nos ERPs, que permitam a gestão completa da fatura, desde a criação até o arquivamento digital conforme a legislação. 

Quando se trabalha com parceiros internacionais, a gestão da fatura eletrônica se torna mais complexa devido à fragmentação normativa. Nesse cenário, é fundamental ter plataformas e prestadores de serviços capazes de gerenciar diferentes formatos e canais de transmissão, garantindo a conformidade com as normas locais. 

A fatura eletrônica na Europa e o projeto ViDA 

A Itália foi pioneira na introdução da fatura eletrônica obrigatória, seguida de outros países europeus como França, Bélgica, Espanha, Polônia e Alemanha, que nos próximos anos introduzirão sistemas de e-Invoicing para transações B2B. 

A nível comunitário, o projeto ViDA representa um passo crucial para a digitalização fiscal na Europa. Até 2030, será introduzido um sistema de reporte digital obrigatório para transações transfronteiriças, baseado na fatura eletrônica. Isso garantirá maior uniformidade nos processos fiscais e ajudará a reduzir a evasão fiscal do IVA. 

Fatura eletrônica e cenário internacional 

A gestão das faturas eletrônicas em um contexto internacional apresenta diversos desafios, entre os quais: 

  • Modos de adoção variados (obrigatórios ou voluntários, dependendo do país) 
  • Diferenças nos formatos, sintaxe e canais de transmissão 
  • Necessidade de adaptação rápida às mudanças normativas 
  • Gestão da multicanalidade, com documentos emitidos e recebidos em formatos diferentes 

Para superar essas dificuldades, as empresas devem confiar em parceiros tecnológicos capazes de oferecer soluções de faturamento eletrônico compatíveis com as normas locais e integráveis aos sistemas empresariais. 

Não apenas uma obrigação normativa, mas uma oportunidade estratégica 

A fatura eletrônica não é apenas uma obrigação normativa, mas uma oportunidade estratégica para empresas de todos os tamanhos. Além dos benefícios operacionais imediatos, representa um passo fundamental para a digitalização e a eficiência dos processos empresariais. 

Com a evolução normativa a nível europeu e a implementação do ViDA, o panorama da fatura eletrônica continuará a se transformar. As empresas precisam adotar uma abordagem proativa, equipando-se com as ferramentas adequadas para garantir a conformidade e aproveitar ao máximo as potencialidades da automação e da digitalização. 

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