A empresa necessitava arquivar e conservar todos os documentos administrativos, tanto do ciclo ativo como do ciclo passivo. Especificamente, o projeto consistia nas seguintes etapas: arquivo de faturas ativas, arquivo de faturas, armazenamento de DDT ativo (e ferramentas de verificação relacionadas), arquivo de DDT passivo (e ferramentas de verificação relacionadas), documentos bancários e notas de gastos e personalizações. Antes da implementação da solução, toda a documentação era arquivada parcialmente em papel em múltiplas pastas e parcialmente em arquivos locais ou em uma rede da empresa. Este mecanismo provoca ineficiências em termos de tempo e recursos utilizados para as intermináveis operações de arquivar, buscar e compartilhar informação.