L’entreprise avait besoin d’archiver et de conserver tous les documents administratifs, tant pour le cycle actif que pour le cycle passif. Dans le détail, le projet a comporté les phases suivantes : archivage des factures actives, archivage des factures, archivage des DDT actifs (et outils de vérification associés), archivage des DDT passifs (et outils de vérification associés), documents bancaires et notes de frais, personnalisations. Avant la mise en place de la solution, toute la documentation était archivée en partie sur papier dans de multiples dossiers et en partie dans des fichiers locaux ou dans le réseau de l’entreprise. Ce mécanisme entraînait des inefficacités en termes de temps et de ressources utilisées pour les opérations sans fin d’archivage, de recherche et de partage de l’information.