Desde hace años la comunicación por medios electrónicos se ha convertido en una herramienta indispensable para empresas y particulares. Sin embargo, la confianza en la entrega y autenticidad de estos mensajes puede ser un desafío. En este artículo exploraremos cómo la experiencia española junto con la normativa eIDAS y la figura del TSP ( Trusted Service Provider) han impulsado la adopción de comunicaciones certificadas con prueba de entrega en España, convirtiéndose en un caso de éxito que puede ayudar al resto de países que, habiendo abordado aspectos cómo la firma electrónica, aún no han adoptado una estrategia para dotar de mayor seguridad, trazabilidad y valor probatorio a las comunicaciones electrónicas vía email, o SMS.
Situación de partida
En el pasado, la capacidad probatoria de los correos electrónicos y mensajes de texto (SMS) generaba incertidumbre, dificultando su aceptación como pruebas sólidas en procesos judiciales y litigios. Esto se debía a la relativa facilidad con la que se podían manipular los sistemas y alterar contenidos, fechas, etc. Además, muchos procesos judiciales se llevan a cabo años después del envío de los mensajes, lo que complica aún más la recopilación de las pruebas necesarias para realizar un análisis pericial completo.
La evolución
Con la evolución de las soluciones de comunicaciones certificadas, se logró una notable mejora en la resolución de estos problemas. Estas soluciones han demostrado ser capaces de generar evidencias irrefutables que garantizan la autenticidad, trazabilidad e integridad de los mensajes. Además, permiten crear, firmar, sellar y almacenar todas las evidencias del proceso en el momento de la comunicación, lo que agiliza los procesos legales y proporciona total seguridad jurídica.
Los factores clave
Dos eventos clave desempeñaron un papel fundamental al eliminar barreras y acelerar la adopción de las soluciones de mensajería electrónica certificada.
En primer lugar, el auto del Tribunal Supremo de España sobre una notificación certificada realizada con la solución de Namirial fue un hito crucial. Este auto otorgó validez al uso de estas evidencias en procesos judiciales, lo que facilitó la aceptación generalizada y la confianza en las pruebas generadas por las comunicaciones certificadas en el ámbito legal. A medida que su efectividad se ha demostrado en los tribunales, el escepticismo y la desconfianza en su validez se han reducido significativamente. Un ejemplo destacado de esto es nuestra plataforma de notificaciones certificadas, que ha enviado más de 100 millones de notificaciones en España sin recibir ninguna sentencia en contra, respaldando aún más la fiabilidad de estas pruebas.
En segundo lugar, varios procesos judiciales obligaron a ciertas compañías a cubrir todos los gastos de siniestros de seguros o pagar cuantiosas multas debido a su incapacidad para demostrar que habían enviado comunicaciones a sus clientes informándoles sobre la finalización de la cobertura del servicio. Estas compañías habían utilizado medios postales o electrónicos que no generaban evidencias irrefutables. Este hecho resaltó la importancia de contar con soluciones de mensajería electrónica certificada para garantizar la trazabilidad y autenticidad de las comunicaciones.
Estos dos eventos clave demostraron la necesidad y los beneficios de adoptar soluciones de mensajería electrónica certificada, lo que ha impulsado su adopción y confianza en el ámbito legal.
La aceleración
Una vez allanado el camino legal, la adopción definitiva y generalizada de las soluciones de mensajería electrónica certificada experimentó un notable impulso debido a varios factores.
En primer lugar, la facilidad de implementación de estas soluciones, que es similar al proceso de enviar un correo electrónico o un SMS, junto con su sencilla integración en los procesos de comunicación de las organizaciones, fue un factor determinante.
Además, la trazabilidad y la capacidad de conocer rápidamente el estado de entrega de los mensajes certificados representan una mejora impresionante en comparación con los envíos postales tradicionales. Las organizaciones pueden tener una visibilidad en tiempo real de la entrega y recibir confirmaciones de recepción, lo que agiliza los procesos y reduce la incertidumbre.
Por último, las soluciones de mensajería electrónica certificada ofrecen detalles y evidencias más completas en comparación con el correo electrónico convencional. Esto incluye información como la fecha y hora de envío, el contenido exacto del mensaje y la identidad de los remitentes y destinatarios, lo que proporciona una mayor fiabilidad y seguridad en las comunicaciones. Todo esto, con unos ahorros de costes muy significativos cuando se compara con el envío postal.
Gracias a estos factores, las soluciones de mensajería electrónica certificada se han convertido en una opción preferida para las organizaciones, brindando una mayor eficiencia, seguridad y confianza en los procesos de comunicación.
Conclusión
El caso español de adopción de las comunicaciones certificadas con prueba de entrega es un ejemplo inspirador para toda Europa. El excelente desempeño de estas comunicaciones, respaldado por la ausencia de sentencias desfavorables y el marco legislativo y regulatorio eIDAS, junto con la figura del Trusted Service Provider, ha sentado las bases para una comunicación electrónica segura y fiable.
Los beneficios tangibles en términos de eficiencia, seguridad y cumplimiento normativo que han experimentado empresas y particulares en España son una oportunidad valiosa para el resto de los países europeos, ya que comparten el mismo marco legislativo y regulatorio. Esto nos brinda la posibilidad de aprovechar las lecciones aprendidas en España y promover la adopción de las comunicaciones certificadas en toda Europa.
Al implementar estas soluciones, las organizaciones y los individuos pueden disfrutar de un proceso de comunicación más eficiente, reduciendo los tiempos de entrega y mejorando la trazabilidad. Además, se fortalece la seguridad y se cumple con las regulaciones en materia de protección de datos y privacidad.
En resumen, el caso español destaca cómo las comunicaciones certificadas pueden transformar la forma en que nos comunicamos electrónicamente, brindando confianza, seguridad y eficiencia. Es hora de aprovechar esta oportunidad y fomentar la adopción de estas soluciones en toda Europa, para beneficiar a todos los actores involucrados y promover una comunicación electrónica segura y confiable en la región.