La empresa necesitaba archivar y conservar todos los documentos administrativos, tanto del ciclo activo como del ciclo pasivo. En detalle, el proyecto constaba de las siguientes fases: archivo de facturas activas, archivo de facturas, almacenamiento de DDT activo (y herramientas de verificación relacionadas), archivo de DDT pasivo (y herramientas de verificación relacionadas), documentos bancarios y notas de gastos, personalizaciones. Antes de la implementación de la solución, toda la documentación se archivaba en parte en papel en múltiples carpetas y en parte en archivos locales o en la red de la empresa. Este mecanismo provoca ineficiencias en términos de tiempo y recursos utilizados para las interminables operaciones de archivar, buscar y compartir información.