E-Signatur im Personalwesen: Mehr Einsatz-Möglichkeiten durch Bürokratieentlastungsgesetz

Ankündigung zur Überarbeitung des Vierten Bürokatieentlastungsgesetzes: Informationen zu Arbeitsbedingungen sollen zukünftig auch digital in Textform übermittelt werden können – sofern beweiskräftiger Nachweis der Zustellung sichergestellt ist

(HERRENBERG) – 08.04.24: Seit dem 1. August 2022 gilt in Deutschland das Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen. Ein Teil dieses Gesetzes betrifft das Nachweisgesetz (NachwG), in dem Inhalt und Form des Nachweises der für ein Arbeitsverhältnis geltenden wesentlichen Bedingungen geregelt ist. Im Zuge des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes sind nun Änderungen beim Nachweisgesetz vorgesehen. Ein Regierungsentwurf wurde am 13. März im Bundeskabinett behandelt. Kurz danach hatte Bundesjustizminister Dr. Marco Buschmann in einem Schreiben an die Verbände angekündigt, man wolle nun doch den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen auch in Textform ermöglichen. Eine konkrete Ausformulierung der Überarbeitung des Regierungsentwurfs liegt bislang noch nicht vor. Nachfolgend eine Übersicht zum Status Quo und welche Änderungen geplant sind.

Habib Bejaoui, Vertriebsleiter der Namirial Deutschland GmbH und Experte für den Einsatz elektronischer Signaturen im Personalwesen:
“In der Berichterstattung über die Novellierung des NachweisG in den Medien und in vielen Social Media Postings wurde oft nicht differenziert zwischen dem Arbeitsvertrag und dem Nachweis der Arbeitsbedingungen. So entstand in vielen Fällen der Eindruck, in Deutschland dürfe man Arbeitsverträge jetzt gar nicht mehr elektronisch unterzeichnen. Die Frankfurter Allgemeine Zeitung titelte beispielsweise am 23. Juni 2022 überspitzt: “Digitalisierung unter Strafe verboten”. Tanja Podolski titelte in der Legal Tribune Online “Bedenken first, digital second”. Wir erhielten und erhalten folglich von unseren Interessenten viele Anfragen für eine Beratung zur tatsächlichen Situation.“

Für Arbeitsverträge gilt Stand April 2024:

  • Befristete Arbeitsverträge, wie Verträge zur Arbeitnehmerüberlassung, sind gemäß § 12 Abs. 1 Satz 1 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) in Schriftform auszustellen. Durch die Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) wird laut § 126 a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) das Erfordernis zur Schriftform erfüllt. Um qualifizierte elektronische Signaturen (QES) zu erzeugen sind qualifizierte elektronische Zertifikate erforderlich. Diese Zertifikate können gem.  Art. 25 (3) der EU-Verordnung 910/2014 elektronische Identitäten und Vertrauensdienste eIDAS nicht nur von deutschen Vertrauensdiensteanbietern bezogen werden. Dank der EU-Verordnung erfüllen alle qualifizierten Signaturen, die durch Zertifikate akkreditierter Anbieter in der EU und dem EWR erzeugt werden, das Erfordernis für die Schriftform in Deutschland. Einer der führenden europäischen Anbieter auf den sich viele Unternehmen in der HR-Branche in Deutschland verlassen ist Namirial (siehe auch Listung in der Übersicht über Vertrauensdiensteanbieter der Europäischen Kommission).
  • Namirial unterstützt auch hochregulierte Anwendungsfälle wie das Unterzeichnen befristeter Arbeitsverträge im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung nach Arbeitnehmerüberlassungsgesetz AÜG § 12 Absatz 1 Satz 1. Als Anbieter qualifizierter Vertrauensdienste nach EU-Verordnung 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) kann Namirial für das Signieren mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) die erforderlichen Zertifikate bereitstellen. Dabei profitieren Sie von einer breiteren Auswahl an anwenderfreundlichen und innovativen Verfahren zur Feststellung von Identitäten als sie bislang aus regulatorischen Gründen durch Vertrauensdienste mit Hauptsitz in Deutschland angeboten werden können.
  • Für unbefristete Arbeitsverträge existieren keine Vorgaben zur Form. Sie können sowohl mit qualifizierter elektronischer Signatur unterzeichnet werden als auch mit einfacher oder fortgeschrittener Signatur. Auch ein mündlicher Abschluss eines Arbeitsvertrags ist gültig. Im Streitfall dürfte jedoch dessen Beweiswert ungenügend sein. Unter Juristen ist allerdings strittig ob Arbeitsverträge, die eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses zum Rentenalter vorsehen, nicht auch als befristet einzustufen sind. Dazu mehr in einem Exkurs am Ende dieses Artikels. 
  • Teilweise geändert wurden die Anforderungen für den Nachweis der Arbeitsbedingungen, die sowohl für normale Arbeitsverhältnisse wie auch für Angestellte im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung, Auszubildende und Praktikantinnen und Praktikanten gelten.
  • Eine bereits seit langem bestehende Regelung blieb unverändert: § 2 Abs. 1 S. 3 NachwG schließt die Verwendung der elektronischen Form aus.  Dies hätte man im Zuge der Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 ändern können. Die EU-Richtlinie sieht die Möglichkeit der Nutzung der Textform vor. Es liegt jedoch im Ermessen der EU-Mitgliedsstaaten, wie sie eine Richtlinie in nationales Recht umsetzen. In Deutschland sind weiterhin diese Nachweise vom Arbeitgeber auf Papier schriftlich niederzulegen, zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.
  • Bislang hatte der Arbeitnehmer den Anspruch die Übersicht zu Arbeitsbedingungen in Papierform zu erhalten. Neu ist die Androhung eines Ordnungsgeldes von 2.000 Euro im Fall der Nichtbeachtung pro Verstoß. Diese Regelung ist in der EU nach unserer Kenntnis einzigartig. Das Ordnungsgeld wurde nach unseren Informationen in das Gesetz geschrieben, weil immer noch viele Unternehmen ihren Arbeitnehmern nicht die vorgeschriebenen Informationen zu den Arbeitsbedingungen aushändigen.
  • Ein Verstoß gegen das NachwG führt nicht zur Unwirksamkeit des Arbeitsvertrages. 

März 2024 in Planung: Viertes Bürokratieentlastungsgesetz soll Änderung beim Nachweisgesetz bringen – Justizminister Buschmann kündigt Erlaubnis der Textform unter bestimmten Bedingungen an

Am 11. Januar 2024 stellte die Bundesregierung den Entwurf zum Bürokratieentlastungsgesetz vor. Habib Bejaoui hat die vorgeschlagenen Änderungen bereits in seinem Artikel auf LinkedIn vom 12. Januar 2024 aus seiner Sicht beleuchtet. Nun sieht der Regierungsentwurf vom 13. März allerdings etwas anders aus als erwartet: Die sowohl im Koalitionsvertrag von 2021 wie auch in der Digitalstrategie von 2022 angekündigte Generalklausel zu Abschaffung der Schriftform kommt nicht: Weder im Vierten Bürokratieentlastungsgesetz noch im Onlinezugangsgesetz (OZG-Änderungsgesetz), das vom Bundesrat vor Ostern 2024 abgelehnt wurde. Bundesjustizminister Marco Buschmann sorgte Ende März für zusätzliche Verwirrung mit der Ankündigung, Arbeitsverträge können nun digital in Textform signiert werden, was bislang auch schon der Fall ist, wenn Inhalte gemäß Nachweisgesetz in einem separaten Informationsschreiben gehandhabt werden und wenn Arbeitsverträge nicht befristet sind.

Dr. Dominik Sorber von KLIEMT.Arbeitsrecht schlägt in einem Video-Blog vom 7. Juli 2022 die Trennung von Arbeitsvertrag und der Dokumentation der Arbeitsbedingungen vor – nicht nur um Arbeitsverträge weiterhin digital signieren zu können, sondern auch um auf Änderungen der Rahmenbedingungen durch den Gesetzgeber für die Arbeitsbedingungen nicht jedes Mal den Arbeitsvertrag wieder aktualisieren zu müssen.    

Unterstützenswert: Novelle der Novelle des NachweisG

Im Zuge des Gesetzgebungsverfahrens gab es am 20. Juni 2022 eine aufschlussreiche Anhörung im Ausschuss für Arbeit und Soziales des Deutschen Bundestags. Die Stellungnahmen der Expertinnen und Experten und das Wortprotokoll zeigen, dass noch einiges an Aufklärung über die heute möglichen Verfahren eines beweiskräftigen elektronischen Nachweises der Zustellung und der Kenntnisnahme zu leisten ist. Einige Expertinnen und Experten haben noch nicht die Möglichkeiten zur Fernsignatur verinnerlicht. Außerdem hat man die Öffnung für digitale Verfahren als Alternative durch die Fokussierung auf prekäre Arbeitsverhältnisse etwas aus dem Blick verloren.

Namirial Deutschland wird seine Aktivitäten in der Bereitstellung seiner umfangreichen Expertise weiter intensivieren, um digitale Prozesse für Entscheiderinnen und Entscheider noch verständlicher zu machen, Vertrauen zu schaffen und so letztlich die Türen für noch mehr Digitalisierung im deutschen Personalwesen zu öffnen – auch dort wo bislang die elektronische Form per Gesetz ausgeschlossen ist. Dabei geht es nicht darum Verfahren auf Papier zu verbieten, sondern für alle, die digitale Vorgänge bevorzugen, diese zuzulassen.

Aufklärungsbedarf besteht unter anderem offensichtlich (immer noch) über die heute möglichen Verfahren zur Erzeugung qualifizierter elektronischer Signaturen. In der Anhörung des Bundestages wurde von Teilnehmenden bemerkt, man brauche dafür Karten zur Speicherung der Zertifikate und spezielle Kartenleser. Seit Inkrafttreten der EU-Verordnung eIDAS für Vertrauensdienste im Juli 2016 ist das nicht mehr der Fall. Jeden Monat lässt allein ein einzelner Personalvermittler unter den Kunden von Namirial über zehntausend Signaturen erstellen, bei denen die Zertifikate im sicheren Rechenzentrum von Namirial für Unterzeichnungen bereitgestellt werden. Dabei handelt es sich um Zertifikate, die nach Identifizierung der Unterzeichnenden ad hoc bereitgestellt werden und zum Unterzeichnen von Dokumenten wie dem Arbeitsvertrag eingesetzt werden können. Entleiher und Arbeitnehmer können so binnen weniger Minuten den Arbeitsvertrag abschließen, anstatt einen Vorgang via Papierpost oder Kurierdienst über mehrere Tage hinweg bis zum Abschluss zu verfolgen.

Für die Identifizierung der Nutzer:innen können die Personalvermittler auf eine Reihe von akkreditierten Verfahren zurückgreifen. Als Alternative zum Video-Ident-Verfahren wurden in den letzten Monaten auch Verfahren für Self-Ident (auch als Auto-Ident oder Robo-Ident bezeichnet) für die Bereitstellung von Zertifikaten akkreditiert. Außerdem können Mitarbeitende von Personaldienstleistern oder der Personalabteilung größerer Unternehmen auch dafür geschult werden als sogenannte “Registration Authority Officer” (RAO) die Identifizierung im Auftrag von Namirial vorzunehmen. Man kennt solche Verfahren auch bei der Beauftragung Dritter, die Identifizierungen von Vertragspartnern nach dem Geldwäschegesetz vornehmen. Jurist:innen sprechen in solchen Fällen auch davon, dass Mitarbeitende als Verpflichtete agieren.

Viele gute Gründe für e-Signaturen im Personalwesen

Durch die Anwendung elektronischer Signaturen im Personalwesen sparen Unternehmen Papier, Porto und Zeit, profitieren von schlanken Workflows und haben weniger Fehlerquellen. Das stärkt sowohl ihre Wettbewerbsfähigkeit wie auch die Transparenz gegenüber Aufsichtsbehörden. 

Zu den Anwendungsfällen elektronischer Signaturen im Personalwesen zählen neben den Arbeitsverträgen auch Erklärungen zum Datenschutz, der Geheimhaltung, Bonusvereinbarungen, Anträge auf Urlaub oder Reisekostenerstattung, Zustimmungen zu Nachträgen bei bestehenden Arbeitsverträgen und dem Urheberrecht sowie Dokumente für die Sozialversicherung und die Rentenversicherung. Für die allermeisten dieser Vorgänge gibt es keine expliziten Vorschriften, so dass Unternehmen auswählen können, welche Signaturform sie dafür einsetzen.  

Lösungen für elektronische Signatur müssen konform zu Formvorschriften ausgewählt werden 

Aufgrund der Pandemie wurden in vielen Unternehmen in den Personalabteilungen Lösungen zum elektronischen Unterschreiben in einige Prozesse integriert. Allerdings wurde dabei nicht immer auf etwaige Formvorschriften für den jeweiligen Vorgang geachtet.

Einer der bekanntesten Fälle betrifft einen Lieferdienst, der mit einer Lösung eines amerikanischen Anbieters befristete Arbeitsverträge lediglich mit einfachen elektronischen Signaturen unterzeichnen ließ. Wird die Schriftform nicht gewahrt, wird die Befristung unwirksam und es entsteht ein unbefristetes Arbeitsverhältnis.  Das Arbeitsgericht Berlin musste sich 2021 mehrfach mit entsprechenden Fällen beschäftigen (Aktenzeichen 20 Ca 8498/21 und 20 Ca 8500/21 ; 36 Ca 15296/20).

Das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg bestätigte im März 2022 in einem Urteil bestätigt, dass der Scan einer Unterschrift auf Papier der in ein elektronisches Dokument hineinkopiert wurde, nicht die Schriftform erfüllt (Aktenzeichen 23 Sa 1133/21). Personalverleihende, die derzeit noch Personen auf Basis von Verträgen ohne Erfüllung der Schriftform unterzeichnen: Das Landesarbeitsgericht gab der Klage statt, obwohl die Klägerin diese Praxis in der Vergangenheit hingenommen hatte.

Ähnlich dazu auch eine aktuelle Entscheidung des LAG Köln (Urt. v. 09.02.2023 – 6 Sa 607/22). Mittelpunkt des Verfahrens war die Formwirksamkeit der Verlängerung eines befristeten Arbeitsvertrags. Hierbei gilt es, das Schriftformerfordernis einzuhalten, das entweder durch die Originalunterschrift oder durch eine Qualifizierte Elektronische Signatur erfüllt werden kann. In dem Verfahren konnte der Arbeitgeber nur noch den Scan der Verlängerungsabrede vorlegen, weshalb das Gericht der Argumentation des Arbeitnehmers folgte, der geltend machte, nun in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis zu stehen.

Weitere Anwendungsfälle für qualifizierte elektronische Signatur im Personalwesen

Die qualifizierte elektronische Signatur spielt im Personalwesen nicht nur bei befristeten Arbeitsverträgen eine wichtige Rolle. Sie ermöglicht unter anderem auch die rechtskonforme Digitalisierung der folgenden gesetzlich regulierten Vorgänge:

Zwecks besserer Beweiskraft raten folglich zunehmend mehr Juristinnen und Juristen dazu, auch übliche Arbeitsverträge mit qualifizierten elektronischen Signaturen zu unterzeichnen, auch wenn das Gesetz bislang keine explizite Vorschrift für die Schriftform enthält. Es bestehe ansonsten die Gefahr sogenannter „Papst-Verträge“. Das heißt, eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer könnte auf Weiterbeschäftigung klagen. Eben weil die Befristung mangels Erfüllung der Schriftform unwirksam sei. Die Situation wäre vergleichbar mit den Fällen, in denen vergessen wurde, das Arbeitsverhältnis mit dem Eintritt ins Rentenalter zu beenden – zum Beispiel im Fall der Rheinbahn (siehe Bericht im Handelsblatt vom 01.04.2019).

Nur für wenige Vorgänge elektronische Signatur nicht zugelassen

Außer für die wesentlichen Informationen zu Arbeitsbedingungen laut NachweisG schließt der Gesetzgeber in Deutschland nur wenige Vorgänge im Personalwesen von der elektronischen Form aus. Dazu zählen:  

Treffen Sie uns

Wir sind auch in diesem Jahr wieder auf zahlreichen Messen und anderen Veranstaltungen anzutreffen. Besuchen Sie uns auf der Zukunft Personal in Köln oder der STAFFINGpro in Wiesbaden.

Von umfangreicher Projekterfahrung profitieren

Namirial unterstützt zahlreiche Personaldienstleister bei ihren Prozessen der Arbeitnehmerüberlassung. In der Mediathek von Namirial können Aufzeichnungen von Projektberichten zur Integration der elektronischen Signatur in die jeweiligen Prozesse der Unternehmen abgerufen werden.

Möchten Sie gerne einen Einblick bekommen, wie eine elektronische Signatur ganz praktisch bei einer Arbeitnehmerüberlassung aussehen kann? Dann schauen Sie sich gerne mal unsere Demo an, in der Habib Bejaoui und Jörg Lenz aufzeigen, wie das Zusammenspiel von Entleiher und Arbeitnehmer in einem solchen Fall aussieht.

Für eine individuelle Analyse zu den Möglichkeiten zum Einsatz elektronischer Signaturen im Personalwesen und/oder der Optimierung bestehender Anwendungen können Sie jetzt ganz einfach Termine zur kostenlosen Erstberatung durch den Signatur-Experten Habib Bejaoui vereinbaren. Einfach hier klicken.

Die Informationen in diesem Artikel wurden nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt und stellen keine Rechtsberatung dar. Sie können insbesondere keine individuelle rechtliche Beratung ersetzen, welche die Besonderheiten des Einzelfalles berücksichtigt. Jegliche Haftung durch unvollständige, fehlerhafte oder veraltete Information schließen wir aus. Hinweise zur Präzisierung, Aktualisierung und Ergänzung nehmen wir jederzeit gerne via E-Mail an de@namirial.com entgegen. 

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