Das Unternehmen musste alle Verwaltungsdokumente sowohl für den aktiven Zyklus als auch für den passiven Zyklus archivieren und aufbewahren. Im Einzelnen bestand das Projekt aus den folgenden Phasen: Archivierung aktiver Rechnungen, Archivierung von Rechnungen, aktive DDT-Speicherung (und zugehörige Prüftools), passive DDT-Ablage (und zugehörige Prüftools), Bankdokumente, Spesenabrechnungen und Anpassungen. Vor der Implementierung der Lösung wurde die gesamte Dokumentation teilweise auf Papier in mehreren Ordnern und teilweise in lokalen Dateien oder im Firmennetzwerk archiviert. Dieser Mechanismus verursachte Ineffizienzen in Bezug auf Zeit und Ressourcen, die für die endlosen Operationen des Archivierens, Suchens und Teilens von Informationen verwendet wurden.